Sisäinen valvonta käsittää Metsä Groupissa taloudellisen ja operatiivisen liiketoiminnan valvonnan riskilähtöisesti. Sisäistä valvontaa toteuttavat hallitus, tarkastusvaliokunta ja toimiva johto sekä koko muu henkilöstö. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla pyritään varmistamaan
- Metsä Groupille asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen,
- resurssien taloudellinen, tarkoituksenmukainen ja tehokas käyttö,
- toimintaan liittyvien riskien riittävä hallinta,
- taloudellisen ja muun johtamisinformaation luotettavuus ja oikeellisuus,
- ulkoisen sääntelyn ja sisäisten menettelytapojen noudattaminen,
- asiakassuhteisiin liittyvien asianmukaisten menettelytapojen noudattaminen,
- toiminnan, tietojen sekä omaisuuden riittävä turvaaminen sekä
- riittävät ja asianmukaisesti järjestetyt manuaaliset ja tietotekniset järjestelmät toiminnan tueksi
Sisäinen valvonta jakautuu (i) ennaltaehkäisevään valvontaan kuten Metsä Groupin arvojen, yleisten toiminta- ja liiketapaperiaatteiden sekä päämäärien ja strategian määrittämiseen, (ii) päivittäiseen valvontaan, kuten toiminnan ohjaukseen ja seurantaan toimintajärjestelmineen ja työohjeineen sekä (iii) jälkikäteiseen valvontaan, kuten johdon arviointeihin ja tarkistuksiin, vertailuihin ja todentamisiin, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttamista ja valvotaan sovittujen toiminta- ja kontrolliperiaatteiden noudattamista. Metsä Groupin yrityskulttuuri, johtamistapa ja suhtautuminen valvontaan luovat yhdessä perustan koko sisäiselle valvonnalle.
Taloudellisen raportointiprosessin valvonta, luotonvalvonta ja hyväksymisoikeudet
Liiketoiminta-alueiden ja konsernin talousorganisaatiot vastaavat taloudellisesta raportoinnista. Yksiköt ja liiketoiminta-alueet raportoivat taloudelliset luvut kuukausittain. Liiketoiminta-alueiden controllerit tarkastavat liiketoiminta-alueeseen kuuluvien liiketoimintojen ja yksiköiden kuukausitulokset ja raportoivat ne edelleen konsernin taloushallinnolle. Liiketoiminta-alueiden kannattavuuskehitystä ja liiketoimintariskejä sekä -mahdollisuuksia käydään läpi kuukausittain Metsä Groupin johtoryhmässä, johon osallistuvat Metsä Groupin ja kunkin liiketoiminta-alueen ylin johto, sekä talousjohtoryhmässä, johon osallistuvat mm. konsernin talous- ja rahoitusjohtajat sekä kunkin liiketoiminta-alueen talousjohtaja. Tulos raportoidaan kuukausittain Metsäliitto Osuuskunnan hallitukselle. Liiketoiminta-alueiden tulokset raportoidaan lisäksi kuukausittain niiden emoyhtiöiden hallituksille. Metsä Groupin Controllers’ Manualissa on kuvattu tarkoin raportointi- ja valvontasäännöt sekä raportointiproseduuri.
Luotonvalvonnasta vastaa Metsä Groupissa kukin liiketoiminta-alue konsernin luotonvalvontapolitiikan ja siitä johdetun liiketoiminta-alueen luotonvalvontapolitiikan mukaisesti. Luotonvalvontaa toteuttaa konsernin keskitetty luotonvalvontaorganisaatio yhdessä liiketoiminta-alueiden johdon kanssa.
Kustannuksien, merkittävien sopimuksien ja investointien hyväksymisoikeudet on määritelty portaittain eri organisaatiotasoille hallituksen vahvistaman päätöksentekojärjestyksen mukaisesti sekä pääjohtajan ja muun johdon erikseen antamien valtuuksien mukaisesti.
Liiketoiminta-alueiden ja konsernin talousorganisaatiot järjestävät investointien hyväksynnän ja seurannan päätöksentekojärjestyksen sekä hallituksen hyväksymän investointipolitiikan mukaisesti. Merkittävimmät investoinnit valmistellaan yhdessä konsernin teknologiayksikön kanssa ja päätöksentekojärjestyksen niin edellyttäessä ne viedään erikseen konsernin johtoryhmän tarkasteltavaksi sekä konsernin emoyhtiön hallituksen tai liiketoiminta-alueen emoyhtiön hallituksen hyväksyttäväksi. Teknologiayksikkö varmistaa, että näiden hankkeiden loppuraportointia ja jälkiseurantaa toteutetaan investointipolitiikan mukaisesti.